Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

Data Processing Agreement · Άρθρο 28 ΓΚΠΔ
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι στους Όρους Χρήσης ForceCRM

GM395 ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ Ι.Κ.Ε. · Έκδοση 1.1 · Ημερομηνία ισχύος: 25.08.2026

Η παρούσα αποτελεί αναπόσπαστο παράρτημα των Όρων Χρήσης της Πλατφόρμας ForceCRM και γίνεται αποδεκτή από τον Πελάτη κατά τη δημιουργία λογαριασμού. Δεν απαιτείται χωριστή υπογραφή.

Οι όροι με κεφαλαίο αρχικό γράμμα που δεν ορίζονται στην παρούσα έχουν την έννοια που τους αποδίδεται στους Όρους Χρήσης.

1. Αντικείμενο και πεδίο εφαρμογής

1.1. Η παρούσα ρυθμίζει την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διενεργεί η GM395 ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ Ι.Κ.Ε. («η Εταιρεία») για λογαριασμό του Πελάτη, κατά το άρθρο 28 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 («ΓΚΠΔ»).

1.2. Ως προς τα Δεδομένα Πελάτη, ο Πελάτης ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας και η Εταιρεία ως εκτελούσα την επεξεργασία.

1.3. Η παρούσα δεν καταλαμβάνει τα Δεδομένα Πλατφόρμας. Ως προς αυτά, η Εταιρεία ενεργεί ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας και ο Πελάτης καθίσταται αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας από τη στιγμή που αποκτά πρόσβαση σε αυτά. Οι σχετικές υποχρεώσεις ορίζονται στο άρθρο 7 των Όρων Χρήσης και στην Πολιτική Απορρήτου.

1.4. Η παρούσα δεν καταλαμβάνει τα δεδομένα λογαριασμού των χρηστών του Πελάτη (ονοματεπώνυμο, εταιρικό email, στοιχεία σύνδεσης), ως προς τα οποία η Εταιρεία ενεργεί ως αυτοτελής υπεύθυνος επεξεργασίας για την παροχή και ασφάλεια της Υπηρεσίας.

1.5. Η περιγραφή της επεξεργασίας κατά το άρθρο 28 παρ. 3 ΓΚΠΔ περιλαμβάνεται στο Προσάρτημα Α.

2. Υποχρεώσεις του Πελάτη

2.1. Ο Πελάτης εγγυάται ότι διαθέτει νόμιμη βάση επεξεργασίας για τα Δεδομένα Πελάτη που εισάγει στην Πλατφόρμα και ότι έχει τηρήσει τις υποχρεώσεις ενημέρωσης έναντι των υποκειμένων.

2.2. Ο Πελάτης δεν εισάγει στην Πλατφόρμα ειδικές κατηγορίες δεδομένων του άρθρου 9 ΓΚΠΔ, δεδομένα του άρθρου 10 ΓΚΠΔ, ούτε δεδομένα ανηλίκων. Η Πλατφόρμα δεν προορίζεται για τέτοια δεδομένα και δεν διαθέτει τα αντίστοιχα μέτρα.

2.3. Ο Πελάτης ευθύνεται για την ακρίβεια, την ποιότητα και τη νομιμότητα των Δεδομένων Πελάτη και για τον τρόπο με τον οποίο τα απέκτησε.

2.4. Οι εντολές του Πελάτη προς την Εταιρεία δίδονται μέσω της χρήσης των λειτουργιών της Πλατφόρμας. Πρόσθετες εντολές δίδονται εγγράφως στο [email protected] και, εφόσον απαιτούν πρόσθετες ενέργειες, ενδέχεται να τιμολογούνται χωριστά.

3. Υποχρεώσεις της Εταιρείας

3.1. Τεκμηριωμένες εντολές.

3.1.1. Η Εταιρεία επεξεργάζεται τα Δεδομένα Πελάτη αποκλειστικά βάσει τεκμηριωμένων εντολών του Πελάτη, περιλαμβανομένης της παρούσας και των Όρων Χρήσης, εκτός αν υποχρεούται προς τούτο από το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους.

3.1.2. Στην περίπτωση αυτή, η Εταιρεία ενημερώνει τον Πελάτη πριν από την επεξεργασία, εκτός αν το εν λόγω δίκαιο απαγορεύει την ενημέρωση για λόγους δημοσίου συμφέροντος.

3.1.3. Η Εταιρεία ενημερώνει τον Πελάτη εφόσον κρίνει ότι εντολή του παραβιάζει τον ΓΚΠΔ ή άλλη διάταξη περί προστασίας δεδομένων.

3.2. Εμπιστευτικότητα.

3.2.1. Η Εταιρεία διασφαλίζει ότι κάθε πρόσωπο που έχει πρόσβαση στα Δεδομένα Πελάτη δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας, συμβατική ή εκ του νόμου.

3.2.2. Η πρόσβαση παρέχεται μόνο στο προσωπικό που την απαιτεί για την εκτέλεση των καθηκόντων του.

3.3. Ασφάλεια.

3.3.1. Η Εταιρεία εφαρμόζει τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα του άρθρου 32 ΓΚΠΔ, όπως περιγράφονται στο Προσάρτημα Β.

3.3.2. Η Εταιρεία δύναται να επικαιροποιεί τα μέτρα, υπό τον όρο ότι δεν μειώνεται το συνολικό επίπεδο ασφάλειας.

3.4. Υπεργολάβοι επεξεργασίας.

3.4.1. Ο Πελάτης παρέχει γενική έγγραφη έγκριση για τη χρήση υπεργολάβων επεξεργασίας. Οι εγκεκριμένοι κατά την ημερομηνία ισχύος υπεργολάβοι απαριθμούνται στο Προσάρτημα Γ.

3.4.2. Η Εταιρεία ενημερώνει τον Πελάτη για κάθε σκοπούμενη προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου τουλάχιστον τριάντα (30) ημέρες πριν, μέσω ειδοποίησης εντός της Πλατφόρμας ή με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3.4.3. Ο Πελάτης δύναται να αντιταχθεί εντός δεκατεσσάρων (14) ημερών, για βάσιμους λόγους σχετιζόμενους με την προστασία δεδομένων. Εφόσον δεν καταστεί δυνατή εύλογη λύση, ο Πελάτης δικαιούται να καταγγείλει τη σύμβαση, με επιστροφή του αναλογούντος αχρησιμοποίητου τιμήματος.

3.4.4. Η Εταιρεία επιβάλλει σε κάθε υπεργολάβο υποχρεώσεις ισοδύναμες με τις παρούσες και ευθύνεται έναντι του Πελάτη για τις πράξεις και παραλείψεις του.

3.5. Συνδρομή στα δικαιώματα των υποκειμένων.

3.5.1. Η Πλατφόρμα παρέχει στον Πελάτη τη δυνατότητα πρόσβασης, διόρθωσης και διαγραφής των Δεδομένων Πελάτη. Η δυνατότητα αυτή συνιστά την πρωτεύουσα μορφή συνδρομής.

3.5.2. Εφόσον απαιτηθεί περαιτέρω συνδρομή, η Εταιρεία την παρέχει στο μέτρο του δυνατού, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας.

3.5.3. Εφόσον η Εταιρεία λάβει απευθείας αίτημα υποκειμένου που αφορά Δεδομένα Πελάτη, δεν απαντά επ’ αυτού και το διαβιβάζει στον Πελάτη χωρίς καθυστέρηση.

3.6. Συνδρομή σε λοιπές υποχρεώσεις.

3.6.1. Η Εταιρεία συνδράμει τον Πελάτη στη συμμόρφωση με τα άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτει.

3.7. Περιστατικά παραβίασης.

3.7.1. Η Εταιρεία ενημερώνει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός σαράντα οκτώ (48) ωρών από τη στιγμή που λαμβάνει γνώση παραβίασης που αφορά Δεδομένα Πελάτη.

3.7.2. Η ενημέρωση περιλαμβάνει, στον βαθμό που είναι διαθέσιμη, τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό των επηρεαζόμενων εγγραφών, τις πιθανές συνέπειες και τα ληφθέντα ή προτεινόμενα μέτρα.

3.7.3. Η γνωστοποίηση στην εποπτική αρχή και στα υποκείμενα βαρύνει τον Πελάτη ως υπεύθυνο επεξεργασίας.

3.8. Διαγραφή και επιστροφή.

3.8.1. Ο Πελάτης δύναται να διαγράφει τα Δεδομένα Πελάτη οποτεδήποτε μέσω της Πλατφόρμας. Εφόσον επιθυμεί να λάβει αντίγραφο αυτών, υποβάλλει έγγραφο αίτημα στο [email protected] κατά τη διάρκεια ισχύος της σύμβασης ή εντός τριάντα (30) ημερών από τη λήξη της, και η Εταιρεία το παρέχει σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο μορφότυπο.

3.8.2. Μετά την παρέλευση της προθεσμίας αυτής, η Εταιρεία διαγράφει τα Δεδομένα Πελάτη, εκτός αν η τήρησή τους επιβάλλεται από τον νόμο. Τα αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται κατά τον τακτικό κύκλο ανακύκλωσής τους.

3.9. Απόδειξη συμμόρφωσης και έλεγχοι.

3.9.1. Η Εταιρεία θέτει στη διάθεση του Πελάτη κάθε αναγκαία πληροφορία για την απόδειξη της συμμόρφωσης με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ.

3.9.2. Ο Πελάτης δικαιούται να διενεργεί έλεγχο άπαξ ετησίως, κατόπιν έγγραφης ειδοποίησης τουλάχιστον τριάντα (30) ημερών, κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες, χωρίς διατάραξη της λειτουργίας της Εταιρείας. Το κόστος βαρύνει τον Πελάτη, εκτός αν διαπιστωθεί ουσιώδης παράβαση.

3.9.3. Έκτακτος έλεγχος επιτρέπεται κατόπιν περιστατικού παραβίασης ή σχετικής εντολής εποπτικής αρχής.

4. Διαβιβάσεις εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου

4.1. Τα Δεδομένα Πελάτη αποθηκεύονται και υφίστανται επεξεργασία εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.

4.2. Δεν διαβιβάζονται Δεδομένα Πελάτη σε παρόχους μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης.

4.3. Εφόσον απαιτηθεί διαβίβαση εκτός ΕΟΧ, αυτή διενεργείται βάσει απόφασης επάρκειας ή Πρότυπων Συμβατικών Ρητρών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, με προηγούμενη εκτίμηση των συνθηκών της διαβίβασης.

5. Διάρκεια, ευθύνη και λοιποί όροι

5.1. Η παρούσα ισχύει για όσο διάστημα η Εταιρεία επεξεργάζεται Δεδομένα Πελάτη και λύεται αυτοδικαίως με την ολοκλήρωση της διαγραφής κατά τον όρο 3.8.

5.2. Οι περιορισμοί ευθύνης του άρθρου 16 των Όρων Χρήσης εφαρμόζονται και στην παρούσα, στο μέτρο που δεν αντίκεινται σε αναγκαστικού δικαίου διατάξεις.

5.3. Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της παρούσας και των Όρων Χρήσης, ως προς την επεξεργασία Δεδομένων Πελάτη υπερισχύει η παρούσα.

5.4. Η παρούσα διέπεται από το ελληνικό δίκαιο. Αρμόδια είναι τα δικαστήρια των Αθηνών.

5.5. Η Εταιρεία δύναται να τροποποιεί την παρούσα προς συμμόρφωση με μεταβολές του νομοθετικού πλαισίου, με προηγούμενη ειδοποίηση τριάντα (30) ημερών.

Προσάρτημα Α — Περιγραφή της επεξεργασίας

• Αντικείμενο: Επεξεργασία Δεδομένων Πελάτη στο πλαίσιο παροχής της Πλατφόρμας ForceCRM
• Διάρκεια: Όση και η σύμβαση, πλέον της περιόδου διαγραφής του όρου 3.8
• Φύση της επεξεργασίας: Αποθήκευση, ανάγνωση, αντιπαραβολή με Δεδομένα Πλατφόρμας, εμφάνιση αποτελεσμάτων, διαγραφή
• Σκοπός: Παροχή των λειτουργιών ανάλυσης και αντιπαραβολής που ο Πελάτης επιλέγει
• Είδη δεδομένων: Αριθμοί Φορολογικού Μητρώου επιχειρήσεων· προαιρετικά οικονομικά μεγέθη (κύκλος εργασιών). Στην περίπτωση ατομικών επιχειρήσεων και ελεύθερων επαγγελματιών, ο Α.Φ.Μ. συνιστά δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα
• Κατηγορίες υποκειμένων: Ατομικές επιχειρήσεις και ελεύθεροι επαγγελματίες που περιλαμβάνονται στις λίστες του Πελάτη
• Ειδικές κατηγορίες: Καμία. Αποκλείονται συμβατικά κατά τον όρο 2.2
• Συχνότητα: Κατά βούληση του Πελάτη, με τη μεταφόρτωση αρχείων

Προσάρτημα Β — Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

• Έλεγχος πρόσβασης: Ατομικοί λογαριασμοί, δικαιώματα βάσει ρόλων, απαγόρευση κοινόχρηστων λογαριασμών κατά τον όρο 4.2 των Όρων Χρήσης
• Κρυπτογράφηση: Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS)
• Διαχωρισμός: Λογικός διαχωρισμός των δεδομένων ανά Πελάτη
• Αντίγραφα ασφαλείας: Τακτική λήψη, αποθήκευση εντός ΕΟΧ
• Καταγραφή: Καταγραφή προσβάσεων και ενεργειών διαχείρισης
• Τοποθεσία: Υποδομή εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης
• Εμπιστευτικότητα προσωπικού: Συμβατική δέσμευση εμπιστευτικότητας για κάθε πρόσωπο με πρόσβαση
• Διαχείριση περιστατικών: Διαδικασία εντοπισμού και ενημέρωσης κατά τον όρο 3.7

Προσάρτημα Γ — Εγκεκριμένοι υπεργολάβοι επεξεργασίας

Αφορά αποκλειστικά υπεργολάβους που ενδέχεται να έχουν πρόσβαση σε Δεδομένα Πελάτη. Ο πλήρης κατάλογος των παρόχων της Εταιρείας περιλαμβάνεται στην ενότητα 19 της Πολιτικής Απορρήτου.

Η ταυτότητα του παρόχου φιλοξενίας γνωστοποιείται στον Πελάτη κατόπιν έγγραφου αιτήματος στο [email protected]. Ο Πελάτης δικαιούται να τη ζητήσει προκειμένου να ασκήσει το δικαίωμα εναντίωσης του όρου 3.4.3.

Προσάρτημα Δ — Υπηρεσίες εγκατάστασης και υποστήριξης λογισμικού τρίτου

Δ.1. Το παρόν Προσάρτημα εφαρμόζεται μόνον εφόσον η Εταιρεία αναλάβει, βάσει χωριστής σύμβασης έργου, την εγκατάσταση, παραμετροποίηση ή υποστήριξη συστήματος διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (ενδεικτικά Odoo) σε υποδομή του Πελάτη ή τρίτου παρόχου που ο Πελάτης επιλέγει.

Δ.2. Η Εταιρεία δεν φιλοξενεί το σύστημα αυτό και δεν φέρει ευθύνη για τη διαθεσιμότητα, την ασφάλεια ή τη διαμόρφωση της υποδομής στην οποία εγκαθίσταται.

Δ.3. Στο μέτρο που, κατά την εγκατάσταση ή την υποστήριξη, η Εταιρεία αποκτά πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τηρούνται στο σύστημα, ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία και δεσμεύεται από το σύνολο των όρων της παρούσας, με τις ακόλουθες διευκρινίσεις:

• (α) η πρόσβαση περιορίζεται στο απολύτως αναγκαίο για την εκτέλεση του συμφωνηθέντος έργου και στη διάρκειά του·
• (β) η Εταιρεία δεν εξάγει, δεν αντιγράφει και δεν τηρεί αντίγραφα των δεδομένων εκτός της υποδομής του Πελάτη, εκτός αν τούτο απαιτείται για συγκεκριμένη εργασία και κατόπιν έγγραφης εντολής·
• (γ) με την ολοκλήρωση του έργου, τα διαπιστευτήρια πρόσβασης ανακαλούνται από τον Πελάτη και τυχόν προσωρινά αρχεία εργασίας διαγράφονται·
• (δ) ο Πελάτης παραμένει αποκλειστικά υπεύθυνος επεξεργασίας για το σύνολο των δεδομένων που τηρούνται στο σύστημα, περιλαμβανομένων πελατολογίου, επαφών, σημειώσεων και ιστορικού επικοινωνιών.

Δ.4. Τα δεδομένα του συστήματος αυτού δεν αποτελούν Δεδομένα Πελάτη κατά την έννοια των Όρων Χρήσης και δεν εισάγονται στην Πλατφόρμα ForceCRM.

Τελευταία ενημέρωση: 25.08.2026 — GM395 ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ Ι.Κ.Ε.